ЭТЭ: ЭК ТМЦ

ЭТЭ: ЭК ТМЦ

Нормативно-справочная информация (НСИ) – ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. Концепция создания единого информационного пространства компании, холдинга предполагает, что на предприятии  будет использоваться один экземпляр одной системы, обладающей достаточными возможностями для классификации, каталогизации, поиска, разграничения доступа к НСИ.

На практике предприятие зачастую эксплуатирует несколько экземпляров одной системы или различные системы для управления НСИ: например, по разным направлениям, филиалам или предприятиям холдинга . В результате выявляется:

  • разночтение используемых в управлении и логистике терминов и понятий;
  • отсутствует унификация и упорядочение торгово-закупочной деятельности;
  • затруднено проведение тендерных процедур;
  • затруднен доступ к основной нормативно-справочной информации.

Отсутствие единой системы НСИ на предприятии становится сдерживающим фактором при принятии и реализации управленческих решений и выполнении производственных бизнес-процессов, проектов автоматизации.

Решение ЭК ТМЦ (Электронный классификатор товарно-материальных ценностей ) позволяет в рамках формирования единой информационной системы предприятия создать эффективную автоматизированную систему управления нормативно-справочной информацией. Данное решение адаптировано к перенесению данных и синхронизации их с любой системой на платформе ERP и EAM.

Преимущества внедрения решения:

Использование на предприятии (в корпорации/холдинге) Автоматизированной информационной системы ЭК ТМЦ обеспечивает:

  • создание централизованного хранилища нормативно-справочной информации;

Централизация хранения базовых данных о ТМЦ позволяет как пользователям информации, так и всем учетным системам предприятия функционировать в едином информационном пространстве. Такое хранилище включает в себя всю номенклатуру материально-технических ресурсов и других объектов учета, которые находятся в распоряжении компании. Специалисты и учетные системы всегда знают, где взять непротиворечивые основные данные.

  • централизацию функций управления нормативно-справочной информацией;

Выделенное подразделение или группа сопровождения ЭК ТМЦ в едином лице, соблюдая принятые корпоративные стандарты классификации и кодирования, несет ответственность за актуальность НСИ предприятия. И Центр, и подчиненные структуры имеют возможность «говорить» на одном языке. Предоставление удаленного доступа к Классификатору ТМЦ, например, предприятиям-поставщикам, дает возможность значительно упростить проведение закупочных процедур – и покупатель, и поставщик также будут «говорить» на одном языке.

  • создание единого регламента и технологической среды доступа к нормативно-справочной информации;

Пользователям необходимы собственно данные о ТМЦ – код, стандартизированное название и т.д. Ответственность за своевременное обновление данных и пополнение Классификатора возлагается на экспертов. Причем, чем сложнее структура корпорации или холдинга, тем более тщательно должен быть прописан регламент ведения корпоративного Классификатора ТМЦ и тем важнее наличие системы для управления им.

  • интеграцию классификаторов и справочников НСИ в действующие управленческие, бухгалтерские и другие системы, которая разрешает упорядочить и сократить расхода на процесс ведения основных данных ТМЦ.

Создание упорядоченной системы НСИ является основой «правильной» автоматизации. А во-вторых, предприятию, которое активно проводит экспортно-закупочные операции или входит на мировые рынки, необходимо, чтобы его Классификатор ТМЦ был открыт для взаимодействия с европейскими и мировыми Классификаторами.

Функционал решения:

Базовый классификатор и справочник ТМЦ

Базовый классификатор – это созданное на основе стандартного классификатора ТМЦ древовидное представление, в котором ТМЦ разбиты на классы/подклассы/типы/подтипы и т.д.

В справочнике ТМЦ информация о материале представлена в виде карточки следующей структуры:

  • номенклатура;
  • основные характеристики -регулярная часть, которая содержит название материала в соответствии с принятым стандартом, краткое название, название модели, краткие характеристики и описание;
  • дополнительные свойства номенклатуры и значения свойств -вариационная часть, содержащая специфические свойства, решение на введение и поддержку которых принимают эксперты системы;
  • нормативные документы;
  • изображение: к карточке материала могут быть прикреплены фотографии, чертежи, схемы и пр.
    предприятие-изготовитель и информация о предприятии-изготовителе.

Стандартный пользовательский интерфейс представляет информацию о ТМЦ (карточку ТМЦ) в виде набора следующих данных:

  • наименование;
  • номенклатурный код;
  • модель;
  • краткое название;
  • общие характеристики;
  • описание;
  • производитель;
  • свойства (например – где применяется, размеры, способ изготовления и т.д.);
    используемые стандарты.

Подсистема классификации ТМЦ

Подсистема классификации – рабочее место эксперта. Включает в себя всевозможные инструменты, позволяющие дополнять, корректировать, обновлять классификатор и справочник ТМЦ, отслеживать историю изменений, формировать различные выборки и экспортировать необходимые данные (например, в Excel).

Основные функции подсистемы:

  • создание и изменение регистрационных карточек ТМЦ;
  • включение ТМЦ в дерево классификации;
  • изменение данных в системе ЭК ТМЦ;
  • изменение данных справочников системы;
  • изменение навигационного классификатора;
  • изменение свойств и их значений;
  • создание новых навигационных классификаторов;
  • осуществление групповой классификации ТМЦ.

Подсистема поиска и навигационных классификаторов

Навигационные классификаторы предназначены для представления информации о ТМЦ в виде, отличном от базового классификатора:

  • альтернативный вид: например, вид классификатора и представляемые свойства для специалиста бухгалтерии и, например, службы материально-технического снабжения различны. Навигационные классификаторы также могут представить ТМЦ по видам деятельности компании, по происхождению и т.д.;
  • пользовательский вид – настраиваемый для непосредственных пользователей «фильтр» отбора. Например, специалисту по закупке ГСМ или труб можно предоставить только данную часть классификатора;
  • составной вид: возможность переплетения первых двух видов;
  • поиск данных можно производить как последовательный, так и прямой. Система представляет данные на экране в иерархической древовидной форме. Необходимую номенклатуру можно найти последовательно, опускаясь на нужный уровень по выбранной ветке, или же задав прямой поиск по названию, части названия, свойству и т.д. Результаты поиска – перечень найденных позиций ТМЦ пользователь может передать в табличном виде в Microsoft Excel. Здесь тоже необходимое ограничение – не каждый пользователь имеет права пользоваться этой функцией, т. к. результат поиска может оказаться многотысячным массивом, а передача такого объема данных с удаленного сервера является не логичным решением.

Подсистема управления пользователями и правами

  • Подсистема предназначена для организации работ по сопровождению ЭК ТМЦ, поддержанию классификаторов и справочников в актуальном состоянии. Такие работы проводятся в режиме заявок пользователей или актуализации классификатора в соответствии с изменениями корпоративной или отраслевой политики стандартов. Пользователи могут создавать заявки для изменения почти любой части Классификатора ТМЦ – классификатора в целом или только части (ветви), свойства номенклатуры ТМЦ или группы свойств, основных и дополнительных справочников и т.д.
  • Пользователи, которые работают с системой, по правам и исполняемым функциям разделены на 3 категории – собственно пользователь, эксперт и главный эксперт. Простой пользователь пользуется данными о ТМЦ и при необходимости создает и отправляет заявки на корректировки/дополнения/изменения. Эксперт рассматривает заявки, принимает их к выполнению или отклоняет, и отслеживает процесс реализации. Главный эксперт отвечает за решение стратегических вопросов и управляет процессом сопровождения Классификатора в целом.

Подсистема отчетности

  • Подсистема формирования отчетности представляет собой инструментарий администратора либо продвинутого эксперта. С помощью возможностей, которые предоставляет подсистема, можно создать отчет, выборку – в-общем представить на экране данные из Классификатора ТМЦ в любом виде, отличающемся от стандартного. Делается это с помощью языка запросов, и доступ на такую процедуру имеют строго ограниченная часть специалистов или же главный администратор системы, потому как требуется также знание структуры таблиц в базе данных Классификатора. Результат (отчет) выводится в Excel, где данным можно придать необходимый вид.

Взаимодействие с классификаторами:

Электронный классификатор ТМЦ разрабатывался с учетом возможности гармонизации и/или возможности связки посредством таблиц соответствий с общепринятыми в мире системами классификации:

  • ISIC (International Standard Industrial Classification of all Economic Activities) – международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);
  • CPC (Central Product Classification) Международный классификатор основных продуктов (КОП);
  • HS (Harmonized System) Гармонизованная система Классификаторов разработанная международной Таможенной Организацией (WCO) с целью контроля и управления международной торговлей товарами.

Европейские классификаторы:

  • NACE (Statistical Classification of Economic Activities in the European Community) Классификатор экономической деятельности европейского сообщества;
  • CPA (Classification of Products by Activity in the European economic community) Классификация продукции по видам деятельности в европейском экономическом сообществе;
  • PRODCOM (List of PRODucts of the European COMmunity) Перечень продукции Европейского Сообщества;
    CN (Combined Nomenclature) Комбинированная номенклатура.