ЭТЭ: Управление движением денежных средств

ЭТЭ: Управление движением денежных средств

Автоматизированная система управления движением денежных средств (ДДС) – гибкий инструмент, который позволяет повысить эффективность оперативного управления денежными потоками компании, а также контроля расходования денежных средств.

Решение «Управление ДДС» охватывает потребности крупных холдинговых структур, имеющих разветвленную организационную структуру и предполагает возможность гибкой настройки маршрутов визирования заявок на финансирование на различных уровнях управления, отслеживания бюджетных лимитов на уровне как отдельных компаний, входящих в холдинг, так и на уровне Центрального управления холдингом.

Внедрение и эксплуатация решения «Управление ДДС» обеспечивает:

  • автоматическое формирование заявок на финансирование на основании первичных документов;
  • контроль заявок на финансирование в части не превышения бюджетного лимита;
  • утверждение заявок на финансирование в соответствие с установленным маршрутом утверждения;
  • формирование платежного календаря и определение дат оплаты заявок на финансирование;
  • автоматическое формирование платежных поручений для импорта в систему Клиент-банк;
  • импорт банковской выписки и сопоставление фактических оплат с заявками на финансирование;
  • оперативный анализ и контроль денежных потоков, оперативный учет остатков на всех счетах компании.

Преимущество внедрения решения:

Преимуществами использования решения для каждого из участников бизнес-процессов управления денежными потоками компании являются:

Для финансовых директоров:

  • получение развернутой аналитической информации о фактических и плановых денежных поступлениях и выплатах;
  • своевременное выявление кассовых разрывов и принятие оперативных решений об источниках привлечения денежных средств;
  • мониторинг в режиме реального времени остатков на счетах компании и принятие решений о наиболее эффективном использовании свободных денежных средств;
  • достижение финансовых целей компании за счет автоматического контроля всех исходящих платежей  на соответствие утвержденным бюджетам предприятия.

Для сотрудников финансовых отделов:

  • упрощение процедуры проведения бюджетного контроля заявки нафинансирование, автоматический учет свободного остатка по бюджетной статье;
  • наличие гибкого инструмента для определения наиболее оптимальных сроков оплаты заявок на финансирование с учетом их приоритетности для предприятия;
  • маршрутизация заявок (определение расчетных счетов, с которых осуществляется оплата заявок на финансирование), исходя из оперативной информации об остатках денежных средств на счетах;
  • автоматическое сопоставление фактических оплат с заявками на финансирование;
  • анализ выполнения планов поступлений денежных средств на основании информации о фактических приходных платежах.

Для инициаторов заявок на финансирование:

  • возможность автоматического создания заявки на финансирование на основании документов-оснований (счетов на оплату, договоров, платежных ведомостей и др.) с переносом в заявку всех необходимых реквизитов из документа-источника;
  • простота отслеживания текущего состояния заявки на финансирование, оперативность в получении информации: на каком этапе утверждения находится заявка на финансирование, в каком объеме оплачена заявка на финансирование;
  • возможность просмотра доступного лимита по статье бюджета, на которую создана заявка на финансирование, до ее отправки на утверждение;
  • возможность отказа от процесса утверждения заявки на финансирование на бумажных носителях.

Для операторов по работе с системой Клиент-банк:

  • автоматическое формирование платежных поручений для импорта в Клиент-банк на основании заявок на финансирование, т. е. отсутствие необходимости создания платежных поручений вручную в системе Клиент-банк;
  • сокращение количества ошибок из-за некорректности ввода реквизитов платежей;
  • автоматический импорт банковской выписки в систему.

Экономическая эффективность использования решения

Внедрение и последующая эксплуатация решения Управление движением денежных средств обеспечивает:

  • повышение эффективности контроля, анализа, мониторинга управления риском потери ликвидности компании;
  • увеличение оборачиваемости оборотных средств предприятия за счет оперативного перераспределения средств и устранения кассовых разрывов
  • повышение доходности компании  за счет оптимизации использования финансовых ресурсов.

Прямой экономический эффект от внедрения решения достигается за счет:

  • минимизации кассовых разрывов, что приводит к разузлованию “узких мест” при проведении обязательных и первоочередных платежей, невыполнение которых приводит к дополнительным затратам, связанным с реализацией незапланированных мероприятий по привлечению необходимых денежных средств и уплате штрафных санкций;
  • повышения эффективности перераспределения финансовых ресурсов активов и пассивов;
  • экономии оборотных средств предприятия.

Косвенный эффект  от внедрения решения достигается за счет:

  • совершенствования стратегического планирования за счет применения эффективного инструмента управления финансовыми потоками компании;
  • повышения экономической обоснованности принимаемых решений;
  • повышения эффективности ведения инвестиционной политики;
  • оптимизации финансовых потоков и установления рационального баланса между входящими и исходящими финансовыми потоками;
  • разделения функций учета и контроля за поступлением и расходованием средств, снижения вероятности злоупотреблений в платежной сфере;
  • упорядочения и оптимизации документооборота;
  • возможности получения динамически обновляемой, полной и достоверной информации в удобном виде.

Функционал решения:

Ввод бюджетных лимитов по статьям ДДС

Лимитирование использования денежных средств позволяет ограничить суммы выплат денежных средств по расходным статьям. В системе существует возможность гибко настроить сложную организационную иерархию, что особенно актуально для холдинговых компаний, и позволяет вести раздельный учет бюджетных лимитов в разрезе структурных подразделений холдинга.

Структура статей поступлений/ выплат денежных средств также имеет иерархическую структуру и настраивается с учетом специфики деятельности компании.
В целом в системе поддерживается возможность использования до 10 аналитических разрезов для бюджетных показателей.

Ввод бюджетных лимитов осуществляется в соответствии с аналитическими разрезами, в которых ведется планирование и управленческий учет компании.

Ввод плановых поступлений

Для прогнозирования будущего состояния ликвидности компании в системе реализована возможность введения плановых поступлений по дням в разрезе статей поступлений денежных средств. С помощью инструмента планирования поступлений денежных средств финансовое управление на уровне холдинга получает оперативную информацию от всех подчиненных подразделений о планируемом притоке денежных средств.

Плановые поступления используются для прогнозирования остатков денежных средств по дням с учетом запланированных оплат по заявкам на финансирование.

Система позволяет автоматически импортировать факт поступлений денежных средств по дням на основании информации, полученной из банковской выписки, что дает возможность оперативно отслеживать выполнение плана поступлений и принимать объективные управленческие решения.

Создание заявки на финансирование.

Заявка на платеж создается инициатором платежа. В системе реализована автоматическая генерация заявок на финансирование на основании первичных документов: счетов на оплату, платежных ведомостей, приходных накладных, договоров. Все необходимые реквизиты заявки на финансирование автоматически наследуются из документа-основания. Аналитические признаки заявки на финансирование, необходимые для проведения бюджетного контроля, также копируются в заявку на финансирование с первичного документа, что существенно сокращает время создания заявки и заполнения всех необходимых реквизитов.

В системе существует возможность регистрации заявок в нескольких валютах и возможность их последующего отображения в отчетности в эквиваленте национальной валюты (система автоматически импортирует курсы валют с внешних источников).

Все заявки на финансирование, введенные структурными подразделениями холдинга, можно просмотреть на аналитической форме. При этом инициаторам будут доступны только их заявки, финансовому управлению холдинга – все введенные заявки на финансирование.

Утверждение заявки на финансирование

В решении «Управление ДДС» реализован механизм «маршрутов утверждения». При его настройке можно указать количество этапов визирования,  пользователи – участников процесса визирования,последовательность утверждения заявки на финансирование.  В процесс утверждения могут быть вовлечены начальники структурных подразделений, утверждающие заявки своих подчиненных, бухгалтера, подтверждающие правильность счетов и договоров, сотрудники финансового отдела, контролирующие соответствие заявки на финансирование бюджетным лимитам, финансовый директор и т.д.

Использование функционала позволяет повысить эффективность работы финансистов в крупных холдингах с разветвленной структурой за счет четкого разграничения полномочий и централизации управления денежными потоками.

Система позволяет задавать различные пути следования заявок. Например, у заявок на крупные суммы может быть настроен более сложный механизм согласования, чем у обычных заявок. Если сумма заявки превышает установленный порог, то помимо руководителя заявку также должен утвердить и Финансовый контролер. Данный механизм позволяет делегировать ответственность за несущественные платежи нижестоящим руководителям и вводить необходимое количество уровней контроля там, где это действительно требуется.
Инициатор всегда может легко отслеживать, на каком этапе утверждения находится его заявка.

Бюджетный контроль заявки на финансирование.

Заявка на финансирование проходит бюджетный контроль по введённым бюджетным лимитам. Система не позволяет пропустить заявку на финансирование к оплате, если она превышает бюджетный лимит. Исключение составляют экстренные заявки на финансирование, не запланированные в бюджете, оплата которых связана с поломками, стихийными бедствиями и др. Для таких заявок на финансирование реализована возможность оплаты с превышением бюджета исключительно в случае их утверждения должностным лицом, наделенным необходимыми полномочиями.

До проведения бюджетного контроля заявки на финансирование существует возможность информативного просмотра свободного остатка, в пределах которого может быть оплачена заявка на финансирование. По итогам месяца существует возможность просмотреть неиспользованный бюджетный лимит.

Формирование платежного календаря и реестра платежей на день

На основании прошедших утверждение заявок на финансирование и плановых поступлений система позволяет сформировать платежный календарь для отслеживания плановых остатков на счетах компании. Формирование платежного календаря доступно как по холдингу в целом, так и по его отдельным структурным подразделениям. Платежный календарь по холдингу формируется в результате консолидации информации о плановых выплатах/ поступлениях денежных средств, полученных от компаний, входящих в холдинг.

С помощью функционала формирования платежного календаря должностные лица получают возможность оператино отслеживать и устранять кассовые разрывы, планировать привлечение заемных средств. В случае возникновения кассовых разрывов финансист имеет возможность передвинуть менее приоритетные заявки на более поздние даты. Путем маневрирования датами оплаты заявок на финансирование либо планирования дополнительных поступлений (например, траншей по кредитным линиям) финансист имеет возможность сбалансировать платежный календарь. Также платежный календарь является инструментом принятия решений о перемещении денежных средств между компаниями, входящими в холдинг.

После расстановки приоритетов и дат оплат заявок на финансирование в системе существует возможность сформировать реестр платежей на заданную дату.

Оплата заявок на финансирование

Для оплаты заявок на финансирование в системе имеется процедура экспорта платежей в Клиент-банк. В результате такой операции автоматически формируются платежные поручения, готовые к оплате. Интеграция с Клиент-Банком позволяет сократить время отправки платежей в банк (не требуется повторного ввода информации о платеже в систему Банк-клиент), а также минимизировать ошибки ввода реквизитов.

Импорт банковской выписки и сопоставление платежей с заявками на финансирование Решение “ Управление ДДС” позволяет импортировать и распознавать платежи из банковской выписки. В момент импорта банковской выписки происходит автоматическое сопоставление фактического платежа и заявки на финансирование. Для заявки на финансирование фиксируется сумма фактической оплаты.

Формирование аналитической отчетности

Функционал решения «Управление ДДС» позволяет формировать различные отчеты с целью мониторинга важнейших финансовых показателей, план-фактного анализа выполнения заявок на финансирование.

Отчет «Реестр остатков на счетах» позволяет в сводной форме анализировать остатки по счетам всех типов (текущим, депозитным, кредитным) в разрезе валют и банков.

Отчет о выполнении заявок на финансирование содержит информацию о выполнении заявок на финансирование, которая будет являться полезной как инициаторам заявки «на местах», так и сотрудникам финансового управлению холдинга

Отчетная форма «Отчет о движении денежных средств» содержит информацию о фактических поступлениях/ выплатах денежных средств за месяц в разрезе статей ДДС.

Отчетная форма «Отчет об освоении бюджетных лимитов» позволяет отслеживать соблюдение бюджетных лимитов за месяц, выявлять статьи ДДС, по которым в анализируемом месяце наблюдается перерасход либо недоиспользование денежных средств.

Пользователи решения:

Решение “Управление движением денежных средств”  может эксплуатироваться как на отдельных предприятиях, осуществляющих свою деятельность в различных отраслях экономики,  так и на объектах, имеющих территориально распределенную структуру (сети филиалов или удаленных подразделений, холдинги, корпорации).

Пользователями решения являются руководство компании, холдинга, финансовые директора, руководители и сотрудники финансовых департаментов и отделов, менеджеры подразделений, рядовые сотрудники компаний.